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Guide complet — Dirigeant

Le dirigeant gère l'organisation courante du club : membres, catégories, fiches enfants, événements, convocations et formations. Le président garde la main sur les informations du club et sur l'attribution des accès Dirigeant et Président.

Ce que vous pouvez faire​

  • Consulter le dashboard (prochain événement, « À faire », semaine).
  • Membres : ajouter des joueurs, modifier les joueurs et les parents, gérer leurs catégories et le statut Parent, supprimer (désactiver) des joueurs et des parents.
  • Catégories : créer, modifier et supprimer les catégories de membre.
  • Enfants : créer et modifier les fiches enfants, inviter un parent non-membre, valider ou rejeter les migrations vers un compte joueur.
  • Événements : créer, modifier et supprimer les événements.
  • Convocations : créer, modifier et supprimer les convocations.
  • Formation : placer les joueurs et désigner le capitaine.
  • Gérer votre profil et votre mot de passe dans les Paramètres.

Ce que vous ne pouvez pas faire​

  • Modifier les informations du club (nom, logo, terrains) : réservé au président.
  • Créer un dirigeant, ou attribuer les accès Dirigeant et Président : réservé au président.
  • Modifier ou supprimer un autre dirigeant ou le président.

Mise en place​

  1. Vérifiez les catégories (module Catégories) : chaque joueur doit en avoir au moins une pour être convié aux événements.
  2. Organisez les membres : complétez les catégories manquantes (le bloc « À faire » du dashboard les signale) et activez le statut Parent des membres concernés.
  3. Créez les fiches enfants si le club accueille des mineurs.
  4. Planifiez les événements de la saison.

Workflows quotidiens​

1. Planifier un match ou un entraînement​

  1. Événements → Créer un événement : titre, type (Match, Entraînement ou Autre), date, heure, lieu, description et Catégories concernées (au moins une, obligatoire).
  2. Les membres des catégories ciblées sont prévenus par notification push et répondent Présent / Absent.
  3. Suivez les réponses depuis la fiche de l'événement ou depuis le dashboard (barre de réponses, bloc « À faire »).

2. Créer la convocation​

  1. Convocations → Nouvelle convocation, puis choisissez le type d'événement et l'événement.
  2. Renseignez l'heure du rendez-vous et le terrain et, pour un match, Domicile ou Extérieur et l'adversaire (facultatif).
  3. Sélectionnez les joueurs parmi ceux ayant répondu présent, puis Créer la convocation. Les joueurs convoqués sont notifiés.

3. Préparer la formation (match)​

  1. Ouvrez la convocation puis Gérer la formation.
  2. Glissez les joueurs sur le terrain : chaque position est enregistrée immédiatement.
  3. Désignez le capitaine. Voir Gérer la formation.

4. Intégrer un nouveau membre​

  1. Membres → Ajouter un membre : prénom, nom, e-mail, accès Joueur, catégories, photo et, si ce membre est parent, l'interrupteur Parent. Un e-mail avec les identifiants est envoyé automatiquement.
  2. Le statut Parent peut aussi s'activer plus tard depuis la fiche du membre (Modifier).
  3. Dans Enfants, créez la fiche de chaque enfant et rattachez-y le parent. Seuls le président et les dirigeants créent les fiches ; le parent répond ensuite au nom de son enfant.

5. Valider une migration enfant → joueur​

Quand un enfant atteint 15 ans, son parent peut demander la migration vers un compte joueur autonome. La demande apparaît dans le module Enfants :

  • Valider la migration : le compte joueur est créé avec l'e-mail fourni par le parent et un mot de passe généré. L'historique (participations, convocations, catégorie) est transféré et la fiche enfant est archivée.
  • Rejeter : le parent est notifié et peut refaire une demande plus tard.

Dashboard​

Le dirigeant et le président partagent le même dashboard, en trois blocs :

  1. Prochain événement : type et titre, barre de réponses (présents / absents / sans réponse) ou nombre de joueurs convoqués, et bouton vers l'événement ou la convocation.
  2. À faire : joueurs n'ayant pas répondu aux événements à venir (sans convocation) et membres sans catégorie. Affiche « Tout est en ordre » quand il n'y a rien à traiter.
  3. Cette semaine : agenda des 7 prochains jours.

Bonnes pratiques​

  • ✅ Créez les événements suffisamment tôt pour laisser le temps de répondre.
  • ✅ Ciblez les bonnes catégories : seuls leurs membres sont conviés.
  • ✅ Relancez vous-même les non-répondants signalés dans « À faire » (CallUp n'envoie pas de rappel automatique).
  • ✅ Créez la convocation dès que les réponses sont suffisantes, puis la formation pour les matchs.
  • ✅ Prévenez les joueurs en cas de changement de lieu ou d'heure : le fichier ICS déjà téléchargé ne se met pas à jour.
  • ❌ Ne supprimez un membre qu'en connaissance de cause : il est désactivé définitivement (pas de réactivation possible).

Dépannage​

Un joueur n'apparaît pas dans la liste de la convocation → Il n'a pas répondu présent, il est déjà dans une autre convocation du même événement, ou il n'a pas une catégorie ciblée par l'événement. Pour un match ou un entraînement, seuls les comptes Joueur (et les enfants) peuvent être convoqués : un dirigeant n'apparaît pas dans la liste.

Je ne trouve pas le bouton « Gérer la formation » → La convocation n'est pas liée à un match.

Un parent ne voit pas son enfant → Vérifiez que la fiche enfant existe et que ce parent y est bien rattaché.

Je ne peux pas modifier un membre → Les dirigeants et le président ne sont modifiables que par le président.

Points d'attention​

remarque
  • Les événements collectent les réponses ; les convocations finalisent la sélection.
  • La formation n'existe que pour les matchs.
  • La suppression d'une fiche enfant est irréversible (données anonymisées).
  • Les catégories conditionnent l'éligibilité aux événements.