Gérer les convocations
Le module Convocations est accessible en écriture au président et au dirigeant. Les joueurs et les parents consultent les convocations qui les concernent. Une convocation est toujours rattachée à un événement existant.
Créer une convocation
- Ouvrez le module Convocations et cliquez sur « Nouvelle convocation ».
- Choisissez d'abord le Type d'événement, puis l'Événement. Si aucun événement n'existe encore, le formulaire l'indique et propose « Créer un événement ».
- Indiquez l'Heure du rendez-vous et le Terrain (obligatoire pour toute convocation).
- Pour un match uniquement, choisissez Domicile ou Extérieur et l'Adversaire (recherche dans le référentiel des clubs). L'adversaire est facultatif, pour un plateau ou un tournoi. S'il est introuvable, cliquez sur « Adversaire introuvable ? Saisissez son nom ».
- Sélectionnez les Joueurs convoqués (au moins un).
- Cliquez sur « Créer la convocation ».
Pour le terrain, CallUp propose à domicile les terrains de votre club (le terrain principal est présélectionné) et, pour un match à l'extérieur, ceux de l'adversaire : choisissez d'abord l'adversaire. Le terrain choisi s'affiche sur une carte. S'il est introuvable dans le référentiel, cliquez sur « Terrain introuvable ? Saisissez le lieu » puis tapez son nom : la carte le cherche d'elle-même dans la commune du club qui reçoit. Sinon, cherchez son adresse dans le champ de la carte.
La liste des joueurs proposés est calculée automatiquement : elle contient les membres (et enfants) ayant répondu présent à l'événement, sans ceux déjà présents dans une autre convocation du même événement. Plusieurs convocations peuvent donc être créées pour un même événement, par exemple une par équipe.
Les joueurs convoqués (et les parents des enfants convoqués) reçoivent une notification push.
Liste des convocations
La liste des convocations comporte une recherche sur le titre de l'événement, un filtre de date (Tous, À venir, Passés, Aujourd'hui, Cette semaine, Ce mois-ci) et un filtre par type d'événement. Par défaut, seules les convocations À venir sont affichées : choisissez Passés pour retrouver les anciennes.
Modifier ou supprimer une convocation
- Modifier : depuis la liste des convocations ou via le bouton Modifier en haut de la fiche de la convocation (président et dirigeant) ; heure, terrain, Domicile / Extérieur, adversaire et liste des joueurs. L'événement ne peut plus être changé une fois la convocation créée.
- Supprimer : depuis la liste des convocations ; une confirmation est demandée.
Consulter une convocation
La fiche convocation affiche :
- le titre et le type de l'événement, la date et l'heure de rendez-vous (ou « Heure à confirmer ») ;
- pour un match, un badge Domicile ou Extérieur et l'adversaire avec son logo ;
- le terrain avec son adresse, le lien « Ce terrain n'est pas le bon ? » et un bouton « Itinéraire » lorsque le terrain est localisé ;
- la Liste des joueurs convoqués ;
- pour un match, la formation en lecture seule dès qu'au moins un joueur est placé sur le terrain.
Le président et le dirigeant y trouvent aussi le bouton « Gérer la formation » (voir Gérer la formation).
Signaler un terrain incorrect
Si le terrain indiqué pour une convocation n'est pas le bon, cliquez sur « Ce terrain n'est pas le bon ? » dans la fiche de la convocation, puis choisissez le bon terrain ou décrivez-le. Seul un membre du club qui a créé la convocation peut la signaler. Le signalement est vérifié par un administrateur CallUp, qui valide ou rejette la correction. Une fois validée, la convocation est rattachée au bon terrain ; la fiche du terrain partagée avec les autres clubs n'est pas modifiée.
Ajouter au calendrier
Le bouton « Ajouter au calendrier » de la fiche convocation télécharge un fichier ICS, à importer dans un agenda externe (Google Agenda, Outlook, Apple Calendrier…).
Le fichier ICS est une copie de la convocation au moment du téléchargement : si le lieu ou l'heure change ensuite, il ne se met pas à jour. Téléchargez-le à nouveau.